Let op! Wettelijke vakantiedagen vervallen per 1 juli

In deze blog leggen we uit wat het verschil is tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen, en hoe het jaarlijkse vervallen van wettelijke dagen werkt.

Wat zijn wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen?

Volgens artikel 7:634 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek (BW) heeft een werknemer recht op minimaal vier keer de overeengekomen arbeidsduur per week aan vakantiedagen per jaar. Dit zijn de wettelijke vakantiedagen. Bijvoorbeeld: een werknemer met een 40-urige werkweek heeft recht op 160 uur (4 x 40 uur) aan wettelijke vakantiedagen per jaar (bij een volledig gewerkt jaar).

Geeft een werkgever of cao méér dagen dan dit wettelijke minimum, dan noemen we deze extra dagen bovenwettelijke vakantiedagen. Een werknemer kan dus recht hebben op bijvoorbeeld 160 uur wettelijke én 40 uur bovenwettelijke vakantie.

Wanneer vervallen wettelijke vakantiedagen?

Als een werknemer zijn vakantiedagen niet jaarlijks opneemt, kan er een groot saldo ontstaan. In de praktijk zien we regelmatig dat werknemers een ‘stuwmeer’ aan niet-genoten vakantiedagen opbouwen.

Wanneer de wettelijke regels rond het vervallen van vakantiedagen niet goed zijn toegepast, blijven deze dagen staan. Bij uitdiensttreding moet de werkgever dit saldo dan uitbetalen – vaak een forse kostenpost. Dit is te voorkomen door tijdige en correcte registratie én communicatie.

Volgens artikel 7:640a BW vervallen wettelijke vakantiedagen zes maanden na het einde van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd, dus op 1 juli van het volgende jaar. Dit geldt tenzij de werknemer door bijzondere omstandigheden – zoals langdurige ziekte – redelijkerwijs geen vakantie heeft kunnen opnemen.

Werkgevers zijn verplicht om werknemers tijdig te informeren over het vervallen van deze dagen. Alleen opnemen in een arbeidsovereenkomst is niet voldoende: er geldt een actieve zorg- en informatieplicht.

De zorg- en informatieplicht van de werkgever

De werkgever moet werknemers duidelijk en op tijd informeren over het vervallen van de wettelijke vakantiedagen. De werknemer moet:

·      op de hoogte zijn van zijn openstaande vakantiedagen;

·      een reële kans hebben gehad om deze op te nemen;

·      weten dat deze dagen per 1 juli vervallen als hij ze niet opneemt.

Zorg er dus voor dat je als werkgever inzicht hebt in het vakantiesaldo van je werknemers en hier tijdig actie op onderneemt. De werkgever moet ook kunnen bewijzen dat aan deze informatieplicht is voldaan – leg dit dus schriftelijk vast.

Praktische tips voor werkgevers

1.    Houd het saldo bij
Registreer het aantal wettelijke en – indien van toepassing – bovenwettelijke vakantiedagen in de personeelsadministratie.

2.    Informeer tijdig
Controleer na afloop van elk jaar of er nog wettelijke vakantiedagen openstaan. Informeer werknemers hier schriftelijk over en geef aan dat deze dagen uiterlijk op 1 juli vervallen. Geef werknemer hierbij ook de kans om de vakantiedagen nog voor 1 juli op te nemen.

3.    Voorkom opstapeling
Stel duidelijk beleid op over het opnemen van vakantiedagen. Denk aan verplichte opname van twee aaneengesloten weken vakantie per jaar of een collectieve bedrijfssluiting in de zomer. Zo bevorder je rust voor de werknemer en voorkom je dat vakantiedagen zich opstapelen en bij beëindiging van het dienstverband moeten worden uitbetaald.